Lean i offentlig vantolkning

Jag känner mig lite missförstådd efter flera läsarreaktioner efter inlägget ‘Lean-missbruket kostar på’. Många har tolkat mitt inlägg som att jag är starkt kritisk mot lean-konceptet som sådant. Det är jag inte alls. Jag tycker det är ett bra koncept, och tror starkt på implementering av lean. Förutsatt att det är det man gör, och inte något helt annat som man bara tror är lean.

 Alltid när man applicerar ett koncept för att utveckla den egna verksamheten är det viktigt att man förstår den egna verksamheten, har klart för sig varför man skall införa konceptet, hur man gör och inte för att översätta konceptet till den egna organisationen och verksamheten – samt att man har realistiska förväntningar på vilka effekter man kan förvänta sig vid ett införande.

För alla koncept har begränsningar. Lean som koncept har förvisso väldigt få. Det går att tänka ”lean” i princip överallt.

Men; det förutsätter som sagt att man verkligen tänker ‘lean’ och inte något man bara tror är ‘lean’. Och det är det som är min poäng; det finns gott om exempel – i synnerhet i den offentliga, eller offentligägda världen – på vantolkningar där man tar till sig koncept och misslyckas i översättningen till den egna organisationen så kapitalt att man får något helt annat.

Till största delen tror jag att svårigheten att översätta koncept från affärsvärlden till offentlig verksamhet främst beror på att i princip all produktion/nytta i den offentliga världen också är en ren kostnad, sett ur ett strikt ekonomiskt perspektiv. Intäktssidan och dess mekanismer är s a s inte lika direkt kopplade mot nyttan för slutkunden som i större delen av den affärsdrivna värld där konceptet uppstått. Och det är just det förhållandet som gör det så lätt att gå vilse när man översätter ett koncept ursprungligen avsett för kommersiell produktionsindustri till verksamheter som strikt ekonomiskt nära nog saknar uppsida.

Missförstå mig rätt; lean kan tillämpas med stor framgång även i offentlig sektor – och gör det också på ett mycket professionelt sätt i mängder av offentliga verksamheter.

Men inte överallt.

Vad jag är kritisk mot när vissa vantolkar leankonceptet kan sammanfattas i två saker:

Den första är att man definierar ”nyttan för slutkunden” för snävt. Och det är detta jag spekulerar i att man kanske har gjort i fallet SJ – som jag behandlade i mitt ursprungliga inlägg. För den infrastruktur som är en nödvändig förutsättning för att ”Just in Time” skall fungera för alla andra är robusthet i sig är en nytta och bör som sådan viktas starkt som ”nytta för slutkunden”. Grundläggande infrastruktur, energi- och krishanteringssystem kan inte skapa långsiktig nytta om de inte tillåts dras med en viss överkapacitet.

Den andra är att man ofta tappar bort det faktum att det finns en slutkund överhuvudtaget. Man tycks i vissa verksamheter inom offentlig sektor tro att ”lean” betyder ”att kapa kostnader”. Det är förvisso sant, men gäller bara om man samtidigt kommer ihåg att man faktiskt skall producera något för någon också – som kanske inte alltid är lätt mätbart i strikt företagsekonomiska termer.

För att raljera över vad jag menar med ”lean-missbruk” har jag från oraklets bok Wikipedia hämtat forskaren Jeff Likers ”14 punkter som karaktäriserar lean production”. Under dem har jag elakt nog i kursiv stil översatt dem till ”lean-missbrukarens” tolkning:

1.Basera beslut på långsiktigt tänkande även då det sker på bekostnad av kortsiktiga finansiella mål.
Strunta i budget och annat trams. Går det så går det!

2.Skapa kontinuerliga processflöden för att föra upp problem till ytan.
Skapa kontinuerliga problem för att se om det finns några processflöden överhuvudtaget.

3.Använd dragande system för att undvika överproduktion.
Åk på Kick-off och försök fundera över vad verksamhetens syfte och huvuduppgift egentligen är.

4.Jämna ut arbetsbelastningen.
Se till att utnyttja de få som varken är nyanställda juniorer eller trötta omplaceringsfall som väntar på pension till max.

5.Skapa en kultur där processer stoppas för att reda ut problem.
Skapa en kultur där processer stoppas, så slipper vi problem. Gör man inget gör man heller inte fel.

6.Standardiserat arbete är grund för ständiga förbättringar och för medarbetarnas medverkan.
Standardiserat arbete med mycket formalia, många blanketter, beslutssteg och -nivåer är tryggt och bra. Så har vi ju alltid gjort.

7.Använd visuell styrning så att inga problem döljs.
Gör snygga presentationer om myndighetens vision. Det ser snyggt ut, är okontroversiellt och tillräckligt icke-konkret för att du skall slippa undan med en hur dysfunktionell organisation som helst.

8.Använd bara pålitlig, väl beprövad teknik som passar medarbetare och processer.
Använd gammal teknik även om den råkar sinka arbetet. Då slipper vi jobbiga investeringsplaner och får en mycket mer förutsägbar budget.

9.Se till att ledningen känner verksamheten på djupet, lever enligt företagets filosofi och lär andra att göra det.
Se till att ledningen får rejält med bonus och fria händer bara de kapar kostnader. Särskilt bör personalens löner hållas nere om deras löneutveckling kan smitta andra skattefinansierade sektorer.

10.Utveckla människor och arbetslag som följer företagets filosofi.
Gör dig av med alla självständigt tänkande medarbetare.

11.Respektera partners och leverantörer genom att hjälpa dem att bli bättre.
Använd Lagen om offentlig upphandling, på ett sådant sätt att du garanterat köper fel saker, av utgånget datum, av fel leverantör, för dyrt, till för låg kvalitet och bundet i alldeles för långa kontrakt.

12.Gå och se med egna ögon för att bättre förstå en situation.
Håll dig borta från golvet! Tillsätt istället en utredning med externa konsulter som kan göra klatschiga men obegripliga powerpoints som i alla fall skapar illusionen att vi har koll.

13.Fatta beslut långsamt och i samförstånd. Överväg alla alternativ och genomför sedan valt beslut snabbt.
Fatta endast beslut långsamt och i total konsensus. Överväg alla möjliga sätt att misslyckas, hur långsökta de än kan verka. Inse att det är omöjligt att uppnå total konsensus och att det alltid finns en risk att misslyckas med allt. Dra därför ut på alla beslut så länge det går.

14.Bli en lärande organisation genom att ständigt reflektera och förbättra.
Se till att bara sammanställa statistik som pekar på att organisationens kvantitativa mål är nådda. Taskig kvalitet går alltid att förklara bort så länge man har monopol.

– – –